Ny arbeidshverdag med Office 365

Konsulentselskapet Pens AS jobbet på gammel programvare, én fysisk server og stasjonære PCer. De var avhengig å være på kontorplassen for å få jobbet.- Endelig har vi fått et system som gjør at vi har samme muligheter som på kontoret, uansett hvor vi jobber fra sier Leidulf Husjord, daglig leder i Pens AS.

Pens AS er et ingeniørfirma med fire ansatte som gir råd om miljøriktig og økonomisk bruk av energi. Siden oppstarten i 2006 har de jobbet fra stasjonære PCer der all informasjon var samlet på selskapets egne servere.

- Ved å legge alle våre IT-løsninger inn i nettskyen, har vi fått en helt ny arbeidshverdag med mye større grad av fleksibilitet. Før måtte jeg enten sende dokumenter til en bestemt e-postadresse for å få tilgang til dokumenter utenom kontoret. Det hendte også at jeg dro inn til kontoret på kveldstid dersom det dukket opp noe, forteller Husjord.

Det slipper han å gjøre i dag. Med Office 365 får nemlig Pens AS levert alle Office tjenester fra Microsoft gjennom internett, eller nettskyen. Det betyr at de i prinsippet kan jobbe fra hvor som helst. Det er Microsofts partner IKT24 som har implementert løsningen.

- Vi har fått en helt ny hverdag. For det første er det mye lettere å samarbeide uansett om vi er på reise, ute hos kunder eller på kontoret. For det andre så slipper vi å bruke tid på IT. Sikkerhet og vedlikehold ivaretas av Microsoft, forteller Husjord.

Pens bruker nemlig også Windows Intune, som er Microsofts skytjeneste for PC-administrasjon og overvåkning gjennom nettskyen. Det betyr at alle de ansattes PCer oppdateres og får hjelp gjennom fjernstyring.

• Ny jobbhverdag: Tilgang til Outlook og selskapets dokumenter var den viktigste motivasjonen for implementeringen av ny løsning. Pens har allerede spart mye tid på reising til og fra jobb, og det at det er enklere å jobbe hjemmefra eller på reise har gitt medarbeiderne større frihet og fleksibilitet i arbeidshverdagen.
• Økt sikkerhet: Ved å flytte serveren ut av huset, slipper Pens å bekymre seg for vedlikehold, oppdateringer og sikkerhet. Det ivaretas av Microsoft gjennom Windows Intune. - Jeg føler meg rett og slett mye tryggere, når vi nå har overlatt dette til de som kan det aller best, sier Husjord.
• Enklere samarbeid: Pens har som en del av Office 365 implementert dokumentdelingssystemet SharePoint. Her kan de svært enkelt dele dokumenter med kolleger og kunder, og de er sikret å hele tiden jobbe med oppdaterte versjoner av dokumenter

Pens er dessuten sikret automatiske oppdateringer av sin programvare. Det var lenge etterlengtet, etter å for eksempel ha jobbet på samme operativsystem og gammel e-postløsning i fem år.

- IT har rett og slett blitt et ikke-tema for oss, fordi det funger så bra. Nyeste programvare, enkel samhandling og automatisk vedlikehold og drift har gitt oss en hverdag med mindre fokus på verktøy og mer fokus på våre kjerneoppgaver, avslutter Husjord.